人資薪資系統廠商示範與合約該問的 30 個問題

向人資薪資系統廠商提問，最有效的方法是把問題分成六組：功能示範、法規與計算、資料與資安、導入與服務、價格與合約、退場與終止。每一組都盡量要求「現場操作」或「書面回覆」，而不是口頭保證。以下整理約三十個問題，你可以直接帶去示範會議或放進詢價單。回答模糊、迴避書面、或只說「都可以客製」的廠商，需要提高警覺。

第一組：功能示範（請用你的真實情境）

1. 請用我們一位有輪班與休息日出勤的員工，示範一個月的加班費如何計算，並說明倍率與時數取整規則。
2. 請示範一位月中到職與一位月中離職員工的薪資、保險與特休處理。
3. 請示範特休從週年制與曆年制切換的設定方式。
4. 請示範補發與追回薪資，並說明對扣繳與補充保費的影響。
5. 請示範主管簽核請假與加班，並在手機上操作一次。
6. 請示範員工自助入口能看到哪些資料，如何避免看到他人資料。

第二組：法規與計算

1. 基本工資、勞健保費率與級距調整時，系統多久內更新？是否另外收費？
2. 更新是自動套用，還是需要我們手動確認？有沒有版本紀錄可追溯？
3. 加班基數是否能逐項設定哪些津貼計入？
4. 系統是否有二代健保補充保費的計算與累計功能？
5. 是否能產出符合財政部格式的扣繳憑單申報檔？是否通過官方檢核程式？
6. 是否能產出勞保、健保、勞退異動所需資料，並說明是檔案匯入還是手動輸入。
7. 工資清冊、出勤紀錄與薪資單，是否能依法規保存期限保存與調閱？

第三組：資料與資安

1. 資料存放在哪裡？是否有備份、備援與還原測試？
2. 傳輸與儲存是否加密？員工身分證字號與銀行帳號有沒有額外保護？
3. 權限如何控管？能否限制只有特定人員看薪資欄位？
4. 是否有操作紀錄，誰在何時查看或修改過資料？
5. 廠商員工在何種情況下可以存取我們的資料？是否有保密協議？
6. 發生資料外洩時，廠商的通報時限與流程為何？
7. 是否有第三方資安認證或稽核報告可以提供？

第四組：導入與服務

1. 導入期程與里程碑為何？驗收標準由誰定義？
2. 導入顧問是固定人員還是輪流派遣？人天數如何計算？
3. 平行測試是否含在專案內？測試期間廠商如何支援？
4. 上線後客服時間、回應時限與服務等級為何？
5. 教育訓練包含幾場、幾人、是否有錄影與文件？

第五組：價格與合約

1. 計價人數的定義是什麼？離職人員、兼職與外勤如何計算？
2. 合約期間、續約與調價上限為何？是否有最低月費？
3. 哪些項目屬於額外收費，例如介接、客製、額外模組、簡訊？

第六組：退場與終止

1. 終止合約時，資料能以哪種格式匯出？期限與費用是什麼？
2. 終止後系統保留我們的資料多久？廠商是否出具資料刪除證明？

回覆如何評估

建議製作一張評分表，每題以「完全符合、部分符合、不符合、未回答」記錄，並要求廠商就「部分符合」的項目說明替代方案與費用。總分不是重點，重點是核心合規與資料項目有沒有「不符合」或「未回答」。

合約要特別審閱的條款

服務範圍與驗收：以書面附件列出範圍、里程碑與驗收標準。責任限制：多數廠商會限制賠償上限，要了解在薪資計算錯誤或資料外洩時的責任分配。資料所有權與使用：資料屬於公司，廠商不得挪作他用，包含行銷或模型訓練。保密與個資委託：依個人資料保護法，委託他人處理個資時須監督受託者，合約應載明處理範圍與安全措施。智慧財產權：客製開發的程式與文件歸屬。終止與退場：前述資料匯出條款。準據法與管轄：發生爭議時的法律與法院。

示範會議的進行方式

事先提供廠商三到五個情境與去識別化的樣本資料，要求示範時使用；由人資、財務與資訊各派一人參加；會議後三個工作天內，請廠商以書面回覆所有問題；內部在一週內完成評分。若有多家廠商，使用同一份問題清單，確保比較基準一致。

何時請專業協助

合約條款建議請律師或法務審閱，特別是責任限制、資料條款與終止條款。資安部分可請資訊人員或顧問審查廠商文件。

如何向廠商詢問客戶參考

要求廠商提供客戶參考時，請盡量尋找規模與產業相近的公司，並用統一的問題詢問，這樣才能比較。可以問：導入花了多久、是否超出預期時程與預算、上線後最大的問題是什麼、廠商處理問題的速度如何、法規更新是否準時、如果重來一次會不會再選同一家。也可以問一些不太舒服但重要的問題，例如是否曾經發生過薪資計算錯誤、廠商如何處理。

不要只問廠商挑選的客戶。可以請廠商提供一份客戶名單，再自行挑選聯絡對象，或透過同業人脈詢問使用經驗。口碑不是判斷的唯一依據，但可以補充示範看不到的資訊，例如客服品質與長期穩定度。

試用期的測試劇本

如果廠商提供試用環境，建議事先寫好測試劇本，而不是隨意操作。劇本可以包含：建立五位不同類型員工、輸入一個月的出勤資料、計算薪資並與人工結果比對、產出勞保與健保異動資料、產出薪資單與扣繳報表、新增一位新進與一位離職、調整一次薪資並觀察投保薪資提示。每個步驟記錄結果與問題，試用結束時整理成測試報告，作為決策依據。

示範後的決策會議

示範與書面回覆完成後，建議召開一次決策會議，參與者包含人資、財務、資訊與老闆。議程可以是：回顧需求優先順序、檢視各廠商評分表、討論總成本與風險、決定下一步，例如進入合約談判或再補充測試。會議紀錄要寫明決策理由與未解決的問題，之後與廠商談判時，這些未解決問題就是要求書面承諾的重點。把決策流程文件化，也有助於日後被問到「為什麼選這一家」時，能清楚回答。

避免被話術影響

示範時，廠商常用「業界領先」、「最彈性」、「客戶都很滿意」等籠統說法。建議把這些說法轉換成可驗證的問題，例如要求提供具體的功能操作、書面的服務水準承諾、可聯絡的客戶參考。把評估建立在可驗證的事實上，可以減少被話術影響的風險，也讓比較更公平。

常見問題

廠商不願提供試用環境怎麼辦？

可以要求付費的小規模試用，或使用沙盒環境搭配假資料。不願意提供任何形式試用的廠商，風險相對較高。

一定要簽三年約嗎？

不一定。可以爭取一年約加選擇性續約，或三年約但保留符合條件的提前終止權，並了解折扣與風險的取捨。

要不要請廠商提供客戶推薦？

可以要求提供類似規模與產業的客戶可聯絡的參考，並用共通的問題請教，例如上線時間、遇到的問題與客服品質。

這些問題要全部問嗎？

視公司規模調整。小公司可以選擇核心項目，但法規更新、資料匯出與計價定義建議必問。

資料來源

• 全國法規資料庫 — 個人資料保護法與勞動基準法
• 勞動部 — 勞動條件與資料保存規定
• 數位發展部 — 資訊安全與數位政策資訊