員工個資與薪資資料安全：台灣公司使用人資系統的個資法與資安重點

員工的薪資、身分證字號、銀行帳號、眷屬資料與健康檢查結果，都是個人資料。公司使用人資薪資系統時，依個人資料保護法（個資法）必須做到幾件事：蒐集與利用要有特定目的並依法告知、採取適當的安全維護措施、委託廠商處理時要適當監督、並建立事故發生時的處理與通報流程。簡單說，系統是工具，責任仍在公司。以下用實務角度說明各項要點。個資法與相關辦法曾經修正，適用細節請以全國法規資料庫與主管機關的最新公告為準，個案請洽律師或專業顧問。

員工資料有哪些類型

人資系統中的資料大致分三種敏感度。一般個資包含姓名、聯絡方式、出生日期與職稱。高風險個資包含身分證字號、銀行帳號、薪資與扣繳資料、眷屬資訊。特種個資依個資法規定，包含病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查與犯罪前科等資料，原則上蒐集、處理與利用有更嚴格限制，除非符合法律明文規定的情形。公司如要在系統中記錄員工健檢結果、請病假診斷證明或前科查詢，就必須先確認有沒有法源依據與必要性，並做更嚴格的存取控制。

蒐集與告知

蒐集員工資料時，依個資法應告知蒐集機關名稱、目的、資料類別、利用期間地區對象方式、員工可行使的權利，以及不提供的影響。實務上，公司通常在到職文件中放入「員工個資告知與同意書」，並說明資料會由人資薪資系統與相關廠商處理。勞動關係中，單靠員工同意不一定足夠，也要看是否屬於履行勞動契約必要的範圍，建議由法務審視文件。

安全維護措施

非公務機關保有個資檔案，應採取適當的安全措施，防止被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。落實到系統上可分成以下層面：

這些是原則性做法，具體標準應依公司規模與資料量調整，並與廠商的做法相互搭配。

委託廠商處理的監督

使用雲端系統或薪資外包，等於委託他人處理個人資料。個資法規定委託人應對受託者為適當監督，包含：約定委託範圍與目的、資料類別、受託者採取的安全措施、複委託的限制、受託者發現違反時的通知義務、資料返還或刪除的方式，以及定期確認受託者的執行狀況。實務上，在合約附件中加入「個人資料處理附約」，並要求廠商定期提供資安說明或稽核結果，是常見做法。

示意情境：公司將薪資外包給事務所，事務所又把部分作業交給外部人員處理。若合約沒有限制複委託，公司可能完全不知道員工資料已被第三方接觸。因此建議合約載明複委託須事先書面同意。

內部人員的存取管理

資料外洩事件中，內部人員誤用比外部攻擊更常見。建議做到：薪資資料僅限有必要的人員存取；人資人員簽署保密承諾；匯出薪資檔案需要簽核；薪資檔案不使用共用電腦或個人通訊軟體傳送；主管在核簽加班或調薪時，只看到需要的資訊。同時對員工說明查詢自己資料的管道，並提供更正與申訴的窗口。

資料保存與刪除

資料不是越久越好。有些資料依法規必須保存，例如工資清冊與勞工名卡，其保存期限在勞動基準法與相關規則中有明文；超過保存期限且沒有其他保存目的的資料，應該刪除或匿名化。系統應支援保存期限設定與銷毀紀錄。員工離職後，要區分「依法必須保存」與「可以刪除」的資料，並訂定內部規範。

事故處理

個資事故指個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害。個資法規定，公務與非公務機關在發生個資外洩時，要查明並適當通知當事人。非公務機關通報主管機關的具體義務與格式，會因產業主管機關與辦法而異，請以最新規定為準。建議事先擬定流程：發現後通知誰、如何止血與保全證據、如何評估影響範圍、何時通知員工、何時向主管機關通報、如何與廠商協調。演練一次，比事故發生後才討論有效。

選廠商時的資安檢查

可以請廠商提供：資料存放位置、備份與備援機制、加密方式、權限與紀錄功能、員工保密與教育訓練、第三方資安認證或測試報告、事故通報承諾、子處理者名單。並確認合約中的責任限制不會讓公司在嚴重事件中完全求償無門。

何時請專業協助

當處理特種個資、跨境傳輸資料或發生外洩事件時，應立即諮詢律師與資安專業人員，必要時向個資主管機關諮詢。

員工教育與內部規範

技術措施只是資安的一半，另一半是人。建議訂定簡單明確的內部規範，涵蓋：薪資資料的存放位置與命名、可傳送與不可傳送的管道、離職與調動時的權限回收、使用個人裝置存取系統的限制、遇到可疑郵件或登入通知時的處理。每年對人資與有權限的主管做一次簡短的教育訓練，內容以案例為主，例如誤把薪資表寄給全公司、使用公用電腦未登出、點選釣魚郵件導致帳號被盜。

規範越簡單越容易遵守。與其寫一份很長的辦法，不如把最重要的五條規則做成一頁，貼在人資辦公室並寫入新進人員訓練。

離職員工與帳號回收

離職員工的帳號是常見的漏洞。建議在離職流程中，加入「系統帳號停用」這一步，並由人資與資訊雙重確認。人資自己的帳號尤其重要，因為人資人員擁有最高權限，若離職未停用，風險很高。系統若提供定期的帳號盤點報表，請每季檢視一次，把長期未登入的帳號停用。

員工的權利與申訴管道

個資法賦予當事人多項權利，包含查詢或請求閱覽、請求製給複製本、請求補充或更正、請求停止蒐集處理利用，以及請求刪除。公司應該建立受理員工請求的內部流程，指定窗口、回覆期限與紀錄方式，並在員工手冊或入職文件中說明。處理員工請求時，要注意驗證身分，避免被冒用；若請求涉及其他員工的資料，應遮蔽之後再提供。把這些做法寫入制度並實際執行，能降低爭議，也展現公司對員工個資的重視。

檢視廠商子處理者

許多雲端人資系統自己也使用第三方的主機、簡訊或電子郵件服務，這些都屬於子處理者。請廠商提供子處理者名單與其所在地，並約定新增或更換子處理者時要事先通知。若資料會被傳送到境外，要評估相關法規與主管機關的限制，並把評估結果記錄下來，以便日後被詢問時說明。

常見問題

員工同意提供個資，就可以隨意使用嗎？

不可以。利用必須在蒐集目的範圍內，且符合個資法規定，超出目的須另有法律依據或取得同意。

薪資資料放在雲端會違法嗎？

不會單純因為使用雲端而違法，但必須確保採取適當安全維護與委外監督，並依需要評估資料存放地點與跨境傳輸風險。

主管可以看到全部員工薪資嗎？

不應該預設如此。建議依職務與必要性設定權限，主管只看自己部門，且薪資欄位另行授權。

員工要求查閱自己的資料，公司要提供嗎？

依個資法，當事人可以請求查詢、閱覽與複製其個資，公司應依規定處理，並可依法收取必要成本費用。

資料來源

• 全國法規資料庫 — 個人資料保護法及施行細則最新條文
• 數位發展部 — 數位政策與資訊安全資訊
• 勞動部 — 勞工名卡與工資清冊保存規定