出勤與加班費怎麼在系統設定？勞基法倍率、休息日與特休計算

在系統裡設定加班費，核心有四件事：先決定時薪基數（常見做法是月薪除以 30 再除以 8，須包含經常性給與），再分別設定平日延長工時、休息日工作與國定假日工作的倍率，接著設定每日與每月工時上限的提醒，最後設定特休天數與未休折算規則。倍率的法律依據是勞動基準法第 24 條：平日延長工作時間，前兩小時按平日每小時工資額加給三分之一以上，再延長的部分加給三分之二以上；休息日工作的計算另有規定。本文以勞基法的一般規定說明，個別行業若適用不同規範，請以主管機關公告為準。

先搞清楚時薪基數

系統需要一個「每小時工資額」來乘以倍率。實務上常見的算法是把月薪資總額除以 30 日，再除以每日 8 小時。問題在於「月薪資總額」包含哪些項目：勞動基準法所稱的工資，是勞工因工作而獲得的報酬，包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付的獎金、津貼及其他任何名義之經常性給與。因此固定的職務津貼、伙食津貼若屬經常性給與，通常需要計入基數；而偶發性的、與工作無關的恩惠性給與，則不一定。

這個認定常有爭議，系統只是工具，建議由公司依法規與勞動局處的解釋，列出「計入加班基數的項目清單」，並以書面存檔。系統設定時要能針對每個薪資項目勾選是否計入加班基數。

倍率與計算規則

休息日工作時間的計算有特別規定：工作時間不足四小時，以四小時計；超過四小時至八小時，以八小時計；超過八小時至十二小時，以十二小時計。這個規則系統必須支援，否則休息日出勤很容易算錯。國定假日是否與休息日重疊也要處理，勞動部對調移後的假日有公告，要以公告為準。

示意計算：36,000 元月薪的加班費

假設月薪 36,000 元，全部計入基數，時薪為 36,000 除以 30 再除以 8，等於 150 元。平日加班三小時：前兩小時每小時 150 乘以 4/3 等於 200 元，共 400 元；第三小時 150 乘以 5/3 等於 250 元；合計 650 元。這只是示意例子，真實計算要看公司規定與捨入方式。

如果同一位員工在休息日工作 5 小時：依規定超過四小時至八小時以八小時計，其中前兩小時 4/3 倍，之後六小時 5/3 倍，兩小時為 400 元，六小時為 6 乘以 250 等於 1,500 元，合計 1,900 元。可以看到，休息日短時間出勤的金額可能高於想像，這也是系統自動計算與排班控管的價值。

工時上限與提醒

勞基法規定，正常工作時間每日不得超過八小時，每週不得超過四十小時；延長工作時間連同正常工作時間，一日不得超過十二小時，且延長工時每月不得超過四十六小時，在符合規定並經工會或勞資會議同意下，每三個月總時數有上限，系統應設定提醒與警示。變形工時、責任制等特殊制度須經主管機關核定，適用條件很嚴格，不能自行用系統設定取代法律程序。

系統建議設定三層提醒：員工月累積加班時數達到門檻時提醒主管，接近上限時需要人資核准，超過時禁止送出或要求說明。這些功能不是替代合規，而是協助減少疏漏。

加班申請與核准流程

法規重點是加班應有事前或事後的明確紀錄，且雇主要依實際工時給付工資。建議把加班申請放進簽核流程：員工申請、主管核准、人資覆核，系統再依出勤紀錄與核准時數取較小值，或依公司規則處理差異。若出勤紀錄顯示員工實際延長工時，即使沒有申請，也要有處理方式，不要用「未申請就不給」處理，因為雇主須依法掌握與給付實際加班時數。

特別休假的設定

勞基法第 38 條規定特休天數依年資而定：滿六個月未滿一年三日，一年以上未滿二年七日，二年以上未滿三年十日，三年以上未滿五年每年十四日，五年以上未滿十年每年十五日，十年以上每年增加一日，加至三十日為止。系統要能依週年制或曆年制計算，兩者在年度邊界的處理方式不同，必須依勞動契約與工作規則的約定設定。

未休完的特休，在年度終結或契約終止時，雇主應發給工資；也可以在勞雇雙方協商下遞延至次一年度。系統要記錄遞延約定、已休天數與折算金額，折算的日薪是以結算時前一日的正常工作時間所得工資為基礎。這部分常是勞資爭議的主因，建議每年定期通知員工餘額。

全勤獎金與出勤扣款

全勤獎金屬於工資的一部分。若公司設有全勤獎金，應在工作規則或契約中明確約定，並注意請特定假別（如依法請的公傷病假、產假、生理假等）可能不應被視為缺勤而扣除，個案請參考勞動部的函釋。系統需要設定哪些假別影響全勤、扣多少，並保留規則依據。

設定完成後的驗證

找三位不同情境的員工，人工用計算機算一次，與系統結果比對；再用較極端的情境，例如跨日加班、跨月班別、遇國定假日的休息日出勤，測試系統是否合理。每次基本工資調整、法規修正或公司規則變動時，重複驗證一次，並記錄日期與版本。

何時請專業協助

涉及責任制、變形工時、輪班與延長工時超過上限的情境，容易有法律風險，建議先洽勞動局處或勞資顧問。個案勞資爭議，請向各縣市勞工局申請調解。

輪班與跨日班別的設定

輪班制公司最常遇到的難題，是跨日班別的歸屬與假日判斷。例如夜班從晚上十點到隔天早上六點，其中跨過午夜的部分，在計算工時與是否為休息日、國定假日時，需要有一致的規則。常見的做法是以班別起始日作為歸屬日，但這只是約定的方式，必須與勞動契約、工作規則一致，且不得使勞工的權益低於法律規定。例如若班別跨越了國定假日，該假日的部分工時應如何計給，必須先與勞動局處確認後再設定，不要由系統預設值決定。

另外，輪班之間的休息時間也有法規考量。勞基法規定，輪班制勞工連續兩班次間的休息時間不得少於十一小時，在符合條件並有規定程序時可縮短。系統若能在排班時提示休息間隔，可以降低違規風險。

補休與加班費的選擇

勞基法允許在勞工同意下，以補休代替加班費。系統設定時要注意：補休必須經勞工自願，時數換算以加班時數計，補休期限可以由雙方協商，常見是一年內或在年度終結前；到期仍未補休完的時數，要換算成工資支付。系統需要記錄每筆加班時數的產生日、補休期限與使用狀況，並在到期前提醒。若僅用 Excel 管理，補休到期時數很容易遺漏。

打卡資料與實際工時的差異

系統中的打卡紀錄與實際工作時間，有時並不一致，例如員工提早到公司但尚未開始工作、下班後留在公司處理私事，或工作中途外出。勞動部的原則是以勞工在雇主指揮監督下提供勞務的時間為工作時間，因此公司需要定義如何認定，例如以打卡時間為主、並有主管確認加班申請，兩者不一致時以何者為準。這個規則要在工作規則中寫清楚，並讓員工知悉。單靠系統自動以打卡時間計算，可能高估也可能低估，建議每月由主管簽認出勤紀錄，作為薪資計算的依據。

薪資系統與出勤系統的整合

若出勤與薪資是不同的系統，需要確認資料的傳遞方式與頻率。理想的情況是出勤系統產生經主管簽認的月彙整，系統自動匯入薪資計算，並保留差異處理紀錄。若只能用檔案手動匯入，則要建立固定的檔案格式與檢查程序，並由專人負責。介接中斷或格式變更是常見的問題，建議在合約中載明，由誰負責維護介接。

常見問題

月薪制員工也有加班費嗎？

有。只要不屬於經主管機關核定的責任制等例外，月薪制員工延長工時一樣依法計算加班費。

加班可以用補休代替嗎？

勞基法規定經勞工同意，加班時數可以換取補休，補休期限由勞雇雙方協商；屆期未補休的時數，應依規定發給工資。系統需能追蹤補休期限。

時薪基數可以只算底薪嗎？

若其他項目屬於經常性給與，通常應計入。建議以書面整理認定依據，必要時向勞動局處諮詢。

系統算出來的加班費與法規最低標準相比如何？

法規為最低標準，公司可以更優，但不能低於規定。

資料來源

• 勞動部 — 工資、工時、加班費與特休規定及函釋
• 全國法規資料庫 — 勞動基準法與施行細則全文
• 衛生福利部中央健康保險署 — 健保相關規定參考